Vorteile der Digitalisierung und digitale Schnittstellen

Digitalisierung im Handwerk - Teil 1

Schon lange ist Digitalisierung im Handwerk ein Thema, jedoch ist den meisten Handwerkern nicht bewusst, was wirklich alles möglich ist. Mit unserer Reihe "Digitalisierung im Handwerk" möchten wir Ihnen Möglichkeiten aufzeigen.

Neben einer kurzen Zusammenfassung über die Vorteile der Digitalisierung im Handwerk befasst sich dieser Artikel mit der Vorstellung von konkreten Schnittstellen und Datenquellen. Erst wenn Sie diese Schnittstellen nutzen, können Sie all diese Vorteile auch wirklich gewinnbringend für Ihren Betrieb einsetzen.

Die Vorteile der Digitalisierung im Handwerk

Sie möchten Ihr Unternehmen digitalisieren und wiederkehrende Vorgänge automatisieren, um sich mehr auf Ihr Kerngeschäft im Elektrohandwerk zu fokussieren? Papierkram und Bestellungen über das Telefon empfinden Sie als lästig? Mit digitalisierten Arbeitsabläufen lässt sich der Aufwand für viele Tätigkeiten reduzieren. Hier zeigen wir Ihnen einige Vorteile der Digitalisierung auf.

Die Vorteile

Termin-Management
Kundenkommunikation
Auftrags-Management
weniger Fehler
Auftragsqualität
Flexibilität und Effizienz

01 Termin-Management

Digitale Tools für das Terminmanagement helfen Handwerksunternehmen, ihre Termine besser zu planen und ihre Zeit effizienter zu nutzen. Das wird in vielen Unternehmen auch schon gemacht. Nutzen Sie diese Tools aber auch für Ihr Mitarbeiter-Management? Zum Beispiel für die Zeiterfassung über Handy und um Arbeitszeiten, Ausfälle und Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und alle Kollegen direkt über Änderungen zu informieren?

02 Kundenkommunikation

Die Digitalisierung kann dazu beitragen, dass Sie mit Ihren Kunden effizienter und schneller kommunizieren, zum Beispiel durch E-Mails, WhatsApp, Chatbots oder die eigene Homepage. Ihre Website kann z.B. dazu beitragen Kunden vorab zu informieren und mit Konfiguratoren können Projekt-Daten abgefragt werden, auf die dann im folgenden Kundengespräch nicht eingegangen werden muss, was viel Zeit spart. Zudem wird die Beratungsleistung gesteigert, da Sie aufgrund der vorhandenen Daten sofort Rückfragen stellen oder Irrtümer ausräumen können.

03 Angebots- und Auftrags-Management

Eine digitales Angebot- und Auftrags-Management sorgt dafür, dass Sie Angebote schneller erstellen und alle Informationen über Schnittstellen mit anderen Stationen synchronisieren können. Es geht hier um direkte digitale Bestellprozesse, wobei Sie nie einzelne Positionen von einer Papier-Bestellung abtippen, sondern direkt über Schnittstellen an Ihren Großhandelspartner weitergeben. Alle Artikel werden dabei sofort mit Bestand gelistet und ggf. wird das wahrscheinliche Eintrittsdatum der Waren auch sofort passend aktualisiert. Das alles kann komplett papierlos erfolgen und auch mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert werden.

04 Reduzierte Fehleranfälligkeit

Wenn Inhalte digital zwischen verschiedenen Stationen übertragen werden, können i.d.R. keine Übertragungsfehler passieren. Überall dort, wo früher Sachen abgetippt, gesucht oder irgendwie manuell übertragen wurden, können durch ein digitales Übertragen keine Fehler mehr passieren. So können falsche Bestellungen, Zahlendreher und vergessene Posten minimiert werden.

05 Höhere Auftragsqualität

Viele Fehler können verhindert werden, wenn digitale Daten zu den zu installierenden Produkten bereits am Auftragsort vorliegen. Rückfragen können direkt beantwortet werden und ggf. helfen Installations- und Infovideos den Monteuren auch neue Produkte direkt richtig anzuschließen oder für die Kunden einzurichten. So kann die Auftragsqualität und die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht werden und die Qualifikation der Mitarbeiter steigt.

06 Flexibilität und Effizienz

Zu jeder Zeit auf der Seite sollte es für Ihre Interessenten möglich sein mit Ihnen in Kontakt zu treten. Nutzen Sie Möglichkeiten, die ohne großen Zeitverzug eine Antwort ermöglichen. Heutzutage werden viele Menschen mit Informationen überflutet und erwarten schnelle Rückmeldungen. Kandidaten sind in der heutigen Zeit schwer zu überzeugen und manchmal entscheiden sie sich auch einfach für den Schnellsten.

Natürlich ist das nur ein Auszug der Vorteile, die eine Digitalisierung mit sich bringt. Generell ließen sich, je nach digitaler Umgebung, bestimmt hunderte kleine Verbesserungen aufzeigen. Wenn eine solche Umgebung erstmal geschaffen wurde, ergeben sich später oft weitere Möglichkeiten, wie die technische Infrastruktur noch besser oder anders genutzt werden kann. Der Trend geht klar in Richtung Digitalisierung. Wer sich früh an die Nutzung einer digitalen Umgebung gewöhnt, kann später am meisten von diesem Wissen profitieren und findet weitere Wege, um die vorhandenen Mittel für sich einzusetzen.

Schnittstellen für die Digitalisierung im Handwerk

Um die Vorteile der Digitalisierung bestmöglich zu nutzen ist es ratsam, dass alle alle sinnvollen Schnittstellen genutzt werden. Viele Bestellsysteme und Internetshops der Großhändler bieten Datenschnittstellen an, mit denen Sie die Warenkörbe und andere Informationen in Ihre Handwerkersoftware übertragen können. Vorbei ist damit die Zeit, in der Sie mühevoll Artikel einzeln abtippen oder erst in anderen Systemen oder Listen suchen mussten, um diese richtig darzustellen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Schnittstellen vor, die in der Regel sowohl von den Bestellsystemen der Großhändler als auch von allen gängigen Handwerkersoftwares unterstützt werden.

Einfach optimierter Einkaufsprozess!

Schnittstelle OCI

OCI (Open Catalogue Interface) bietet Ihnen eine einfache und schnelle Anbindung Ihrer Handwerkersoftware an das Bestellsystem Ihres Großhandelspartners (z.B. H. Gautzsch). So optimieren Sie Ihren Einkauf und beschleunigen Ihren Arbeitsprozess (Bestell-Automatisierung).

Funktionsweise von OCI:

OCI ermöglicht Ihnen, den erstellten Warenkorb des Großhandels-Bestellsystems (z.B. FiF) einfach an Ihre Handwerkersoftware zu übermitteln. Durch den Klick auf den Button „Warenkorb übermitteln“ müssen Sie nie wieder den Warenkorb manuell in Ihre Software einpflegen.

Vorteile im Überblick:

einfache Bedienbarkeit
Prozesskosten senken im Einkauf
durch Warenkorb-Übertragung keine doppelte Erfassung der Daten

Prozessabwicklung einfach gemacht!

Schnittstelle IDS

IDS steht für Integrierte DatenSchnittstelle. IDS stellt Ihnen eine Schnittstelle zur Verfügung, die den Zugang von den Softwaresystemen des Handwerks zum Bestellsystem des Großhandels (z.B. FiF von H. Gautzsch) ermöglicht. Über diese Schnittstelle werden Informationen und erstellte Warenkörbe digital ausgetauscht (Bestell-Automatisierung).

Funktionsweise von IDS:

Beim Aufruf von IDS durch Ihre Handwerkssoftware erfolgt eine automatische Anmeldung im Bestellsystem Ihres Großhandels (z.B. FiF). Mit der Funktion “Warenkorb Empfangen“ können erstellte Warenkörbe an Ihre Handwerkssoftware übermittelt und bestellt werden. Hierfür öffnet die Handwerker-Software das Bestellsystem in einem Internet-Browser, übernimmt auf Knopfdruck den hier zusammengestellten Warenkorb und schließt das Browser-Fenster wieder. Die Daten können anschließend in der Handwerker-Software weiterverarbeitet werden. Eine aufwändige manuelle Übernahme durch Abtippen beziehungsweise Neueingabe entfällt.

Vorteile im Überblick:

automatisierter Einkaufsprozess
umfassende Informationen mittels Artikel-Deep-Link
durch Warenkorb-Übertragung keine doppelte Erfassung der Daten
hohe Zeitersparnis
Das Bestellsystem (z.B. FiF) muss nicht separat aufgerufen werden

Mehr Übersicht, weniger Arbeit!

Schnittstelle UGL 4.0 [5.0]

Mit UGL (Uebergabeschnittstellelang) verbinden Sie Ihre Handwerker-Software mit dem Online-Bestellsystem (z.B. FiF) Ihres Großhandelspartners (z.B. H.Gautzsch). Bestellungen per Telefon, Fax oder E-Mail entfallen somit und Sie haben explizite Einblicke in den gesamten Bestellungsablauf (Büro-Automatisierung).

Funktionsweise von UGL:

Mit UGL eröffnet sich Ihnen eine weitere Schnittstelle, über die Ihre Handwerker-Software mit dem Großhandel in Verbindung treten kann. Auch UGL gehört mittlerweile zu den Standards, um Bestellungen zwischen Handwerk und Großhandel bzw. Industrie zeit- und kostenökonomisch zu realisieren. Ihre Software versendet über die Schnittstelle Ihre Bestellung oder Preisanfrage und empfängt unsere Nachrichten wie Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnung – vollautomatisch und ohne, dass ein weiteres Eingreifen Ihrerseits notwendig wird. Ihre Software bündelt alle ein- und ausgehenden Daten in einem Paket, sodass Sie jederzeit den Überblick über den kompletten Bestellverlauf behalten.

Vorteile im Überblick:

vollständige Projektkostenkontrolle
automatischer Abgleich von z.B. Auftragsbestätigung und Bestellung
enorme Zeitersparnis durch vollelektronische Abwicklung
automatisiertes Einlesen von Lieferscheinen und Rechnungen
Kostenersparnis durch automatisierte Arbeitsabläufe
erhöhte Kontrolle
Reduzierung potenzieller Fehlerquellen

Unterstützende Datenformate

Effizienter Austausch von Artikeldaten!

Datanorm 5.0 - Artikeldaten

Datanorm ist ein Dateiformat für den Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen dem Großhandel (z.B. H.Gautzsch) und Ihrem Handwerksbetrieb. Jede manuelle Anlage von Stammdaten und Preisen kostet wertvolle Arbeitskraft. Mit Datanorm können Sie Artikelstämme automatisiert anlegen und alle relevanten Informationen wie Mengeneinheiten, Preiseinheiten, Artikelgruppen, EAN-Nummern, etc. werden fehlerfrei übernommen.

Funktionsweise von Datanorm:

Datanorm ermöglicht Ihnen schnell und einfach Produkt- oder Leistungsdaten aus Artikelkatalogen und Preiskatalogen in die Stammdaten zu importieren. Die Daten werden strukturiert in Form einfacher Textdateien abgelegt und können so weiterverarbeitet werden. Daranorm-Daten werden i.d.R. vom Bestellsystem des Großhandels (z.B. FiF) zur Verfügung gestellt.

Vorteile im Überblick:

keine manuelle Anlage von Stammdaten erforderlich
umfassende Informationen zu Artikeln
Auswahl der für Sie relevanten Artikelbereiche
Einfacher Download im Bestellsystem des Großhandels (z.B. FiF)

Elektronische Rechnung via ZUGFeRD

ZUGFerd 1.0 [2.0]

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten Pflichtformat entwickelt.

Funktionsweise von ZUGFeRD:

ZUGFeRD kombiniert das benutzerfreundliche PDF (PDF/A-3b) mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt: Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung über unternehmensspezifische Softwaresysteme ist problemlos möglich. ZUGFeRD-Rechnungen sind zudem mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

Vorteile im Überblick:

einfache Archivierung von Rechnungen
durchgängige Automatisierung
Umweltschutz durch Reduktion von Papierverbrauch
Kosteneinsparungen durch Wegfall der Druck- und Portokosten

Ausschreibungen einfach verschicken!

CSV und prop. Uploads am Beispiel eCl@ss

Mit eCl@ss steht ein Werkzeug zur Klassifizierung und Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen zur Verfügung, das national und international anerkannt ist. eCl@ss ermöglicht eine globale und effiziente Interaktion zwischen Handelspartnern und Unternehmen.

Funktionsweise von eCl@ss:

Der eCl@ss Standard besteht aus vier Hierarchieebenen: Sachgebiet (Ebene 1), Hauptgruppe (Ebene 2), Gruppe (Ebene 3) und Untergruppe (Ebene 4). Sogenannte Merkmale ermöglichen die detaillierte Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen in den zugehörigen Stammdaten und ermöglichen so die Suche in den verschiedenen Katalogen. Jeweils angehängte Schlagwörter und Synonyme dienen dem schnellen, zielgerichteten Auffinden der Produktklassen und ihrer Merkmalleisten.

Vorteile im Überblick:

Digitaler Austausch von Produktstammdaten
Vereinheitlichung und Veredelung von Daten
Zeitersparnis dank durchlaufender Prozesse
Verbesserte Kommunikation

Die Auftragsabwicklung im digitalen Verbund

Je mehr Programme die standardisierten Schnittstellen unterstützen, je besser und reibungsloser spielen alle Komponenten zusammen. Sowohl in diesem Bereich als auch in der Datenqualität macht die Elektrobranche täglich Fortschritte und schon in ein paar Jahren wird all dies nicht mehr wegzudenken sein.

Das digitale Zusammenspiel

Schauen Sie sich das Schaubild an. Hier sehen Sie ein mögliches Beispiel, wie eine Übertragung anhand von standardisierten Daten eine ganze Auftragsabwicklung beschleunigen und vereinfachen kann. Es mag auf den ersten Blick sehr kompliziert aussehen, jedoch ist die spätere Anwendung um vieles komfortabler, als es den Anschein hat.

Menschen machen Fehler und irren ist menschlich. Ebenso richtig: Wer viel arbeitet, macht viele Fehler. Es wäre doch gut, wenn wir den technischen Fortschritt dazu verwenden, um vergessene Posten, falsche Artikel oder Zahlendreher zukünftig auszuschließen. Wenn es dazu noch viel schneller geht, sicherer ist und einem eine unnötige Arbeit abnimmt - umso besser.

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